Beaucoup d’utilisateurs de monday.com créent des tableaux à partir d’un modèle, dans lequel les tâches et sous-tâches sont pré-remplies. Une fois le tableau ajouté, ils saisissent les dates des tâches principales en espérant que les dates des sous-tâches se remplissent automatiquement. Ce n’est pas toujours le cas. Ce tutoriel vous montre comment y parvenir.
Si vous n’êtes pas familier avec l’app Advanced Formula Booster qui réinvente les formules de monday.com, je vous recommande de lire Les notions de base d’Advanced Formula Booster. Cet article vous guide à travers les étapes de création de votre première formule, puis de son automatisation à l’aide de copies d’écran et d’une vidéo.
Le scénario
Voici un scénario, pas nécessairement le plus courant, mais un défi que nous avons voulu relever. Nous voulons saisir la ‘Date de fin’ de la tâche et voir toutes les dates de début et de fin des sous-tâches se remplir automatiquement.
Étape 1: Créer la Formule
Voici la syntaxe de la formula.
1: –Obtenir la somme des durées des sous-tâches
2: [TotalDuration]=INVERT(SUM({Sub.Duration}))
3: –Le déduire de la date de fin pour obtenir la date de début
4: {Start Date}=ADDWORKINGDAYS([TotalDuration],{End Date})
5: –Obtenir la liste des durées cumulées
6: [CumulDuration]=CUMULATIVESUM({Sub.Duration},True)
7: –La passer en négatif et inverser leur ordre
8: [CumulDuration]=INVERT([CumulDuration])
9: [CumulDuration]=REVERSE([CumulDuration])
10: –L’appliquer aux dates de fin des sous-tâches
11: {Sub.End Date}=ADDWORKINGDAYS([CumulDuration],{End Date})
12: –Calculer les dates de début des sous-tàches
13: {Sub.Start Date}=ADDWORKINGDAYS(INVERT({Sub.Duration}),{Sub.End Date})
Les quatre premières lignes concernent le calcul de la ‘Date de début’ de la tâche principale.
- D’abord, nous calculons la durée totale de la tâche. Pour cela, nous utilisons le la colonne {Sub.Duration}. Comme il y a plus d’un sous-élément, nous obtenons la liste des durées séparées par le séparateur de liste (3|2|5|2|1). Nous calculons le total en utilisant la fonction SUM() (13) et inversons le résultat (-13).
- Ensuite, nous calculons la ‘Date de début’ en utilisant la fonction ADDWORKINGDAYS(). Puisque le nombre de jours est négatif, la fonction déduit 13 jours ouvrés de la ‘Date de fin’ pour obtenir la ‘Date de début’.
Les autres lignes concernent le calcul des valeurs de ‘Date de fin’ et de ‘Date de début’ des sous-tâches.
- La ligne 6 obtient la somme cumulée des durées. C’est la partie clé. Nous avons des durées de 3|2|5|2|1 jours. En appliquant la fonction CUMULATIVESUM(), nous obtenons : 0|3|5|10|12, c’est-à-dire la somme de tous les éléments précédents (sans inclure l’élément lui-même).
- Ensuite, nous inversons cette liste et la renversons : nous obtenons -12|-10|-5|3|0.
- C’est la liste des durées que nous devons soustraire à la date de fin de la tâche principale pour obtenir la date de fin de chaque sous-élément (puisque nous avons inversé la liste, nous déduisons en fait des jours, c’est-à-dire que nous reculons).
- Maintenant que nous avons les dates de fin pour toutes les sous-tâches, il est facile d’obtenir les dates de début. Nous déduisons simplement les durées en utilisant la fonction ADDWORKINGDAYS.
Étape 2: lancer une simulation
Voici la simulation que nous avons effectuée en utilisant le 30 avril 2024 comme date de fin.
Étape 3 : Ajouter 1 automatisation au Centre d’automatisation dans monday.com
Lorsque la ‘Date de Fin’ change, nous voulons que la formule s’exécute, donc nous devons créer seulement 1 automatisation.
Étape 4: Tester
Conclusion
Avec Advanced Formula Booster, il est facile d’automatiser vos tableaux sur monday.com, y compris lorsque plusieurs éléments (ici des sous-éléments, mais cela peut s’appliquer à d’autres éléments) doivent être mis à jour.